Agents personnalisés (GPTs, Projects, Gems)

Comment ça marche

Plutôt que de réexpliquer à chaque conversation qui vous êtes et ce que vous voulez, on configure un assistant une fois : des consignes permanentes, qui jouent le rôle du system prompt ; des documents de référence, que l’assistant consulte ; parfois des outils ou des connecteurs. On lui donne un nom, et on le partage à l’équipe. Chacun l’ouvre et travaille, sans configuration.

C’est la forme la plus accessible de capitalisation : un relecteur de devis qui connaît la grille tarifaire et le ton de l’entreprise, un assistant d’accueil des nouveaux qui a lu le livret, un préparateur de comptes rendus qui applique le gabarit maison. Pas de code, pas d’intégration : une page de consignes, quelques fichiers, et l’assistant est prêt. Les limites sont celles de la plateforme : pas d’automatisation, pas d’action sur vos logiciels, et une dépendance à l’éditeur.

Un exemple concret

1. « Relecteur de propositions » : consignes : vérifier la cohérence avec le brief, le ton de l’agence, les mentions obligatoires, et signaler les promesses irréalistes. Documents : la charte éditoriale, trois propositions exemplaires, la liste des mentions.
2. « Brief créatif » : transforme les notes d’un rendez-vous client en brief structuré selon le gabarit de l’agence. Documents : le gabarit, deux briefs validés.
3. « Accueil » : répond aux questions des nouveaux sur l’organisation, les outils, les procédures. Documents : le livret d’accueil, l’organigramme, les procédures courantes.
4. « Veille clients » : à partir d’un article collé, dit en cinq lignes en quoi il concerne tel client de l’agence. Documents : les fiches des dix principaux clients.

Créés en une après-midi par la directrice de clientèle. Chacun a un propriétaire qui met à jour les documents. Aucune donnée client détaillée : les fiches sont des résumés publics.

Ce que ça change pour une équipe

• Les bonnes pratiques se diffusent sans effort. La consigne qui marche, écrite une fois, sert à toute l’équipe.
• Les documents de référence sont enfin utilisés. La charte, le gabarit, le livret : lus par l’assistant à chaque fois, au lieu de dormir dans un dossier.
• Les nouveaux sont autonomes. Un assistant d’accueil répond aux questions qu’on n’ose pas poser trois fois.
• C’est le premier pas vers les agents. Un assistant personnalisé qui marche décrit un besoin ; s’il mérite d’être automatisé, la spec est presque écrite.

Les limites et les erreurs fréquentes

• Trente assistants que personne ne retrouve. Un inventaire, un propriétaire par assistant, et on supprime ce qui ne sert plus.
• Des documents périmés. L’assistant répond à partir d’une grille tarifaire de l’an dernier. Une date de revue par assistant.
• Des données sensibles dans un assistant partagé. Tout ce qui est dans l’assistant est accessible à tous ceux qui y ont accès. Les fiches détaillées restent ailleurs.
• Confondre avec une automatisation. L’assistant personnalisé attend qu’on lui parle. Pour un traitement qui tourne seul, il faut un workflow ou un agent.